Kennzahlen-Management ist ein immer wieder heiß diskutiertes Thema. Für einige bedeutet es Transparenz und für andere aber die totale Überwachung und Kontrolle. Wie man es auch dreht und sieht: letztlich sollte es stets darum gehen Ziele zu verfolgen und deren Einhaltung zu messen.

Wozu brauche ich überhaupt Kennzahlen?

Stellen Sie sich vor, Sie fahren im Auto und Ihr Armaturenbrett ist abgeklebt. Sie sehen weder Ihre Geschwindigkeit, noch den Tankstand oder Ihre Warnlampen. Würden Sie sich auf so einer Fahrt wohlfühlen? Wahrscheinlich nicht!
Natürlich können wir einige Dinge intuitiv „aus dem Bauch heraus“ abschätzen, aber „fahren wir damit auch immer so gut“? So eine Einschätzung kostet Kraft, ist subjektiv von Personen abhängig und oft auch nicht so präzise. Das Motto lautet also: Konzentration auf die eigentliche Aufgabe!
Zurück zum Beispiel: Wir wollen doch eigentlich nur Auto fahren und das möglichst sicher, zügig aber ohne gegen die Verkehrsregeln zu verstoßen. All diese Ziele lassen sich mit der Kennzahl Geschwindigkeit gut einschätzen. Zügig kommen Sie aber auch nur an Ihr Ziel, wenn Sie genügend Kraftstoff haben und kein Motorschaden bevorsteht. Schon benötigen Sie weitere Hinweise. In Summe müssen Sie damit aber nicht zwangsläufig alle physikalischen Parameter Ihres Motors kennen, manchmal reicht dafür auch eine Warnlampe oder das Vertrauen auf verlässliche Standards.
Die Frage lautet damit nicht ob wir uns Kennzahlen genauer anschauen sollten, sondern welche wichtig sind.

Vor dem Messen Ziele setzen

Ein großes Problem ist die Neigung, sich beim Kennzahlen-Management sofort auf die verfügbaren Daten zu stürzen. Getreu dem Motto „Nehmen wir doch erstmal das, was da ist!“ limitieren Sie sich damit aber selbst. Dabei sollte es darum gehen, was Sie messen wollen – die Verfolgung Ihrer Ziele – und nicht, was Sie messen können.

Unsere Empfehlung: Gehen Sie bei der Auswahl Ihrer Kennzahlen zweistufig vor:
Was ist mir wichtig? Schreiben Sie dies mit eigenen Worten auf und setzen Sie sich dabei erste verbale Ziele, zum Beispiel eine stabile Produktion oder eine nachhaltige Gewinnsteigerung im Unternehmen.
• Wie kann ich das messen? Hier geht es nun darum die richtigen Kennzahlen, Abgrenzungen, Formeln und Daten zu finden

Sie werden sehen: Oft haben Sie gar nicht immer das im Blick, was Ihnen wichtig ist. Und das bedeutet auch nicht zwangsläufig jetzt noch mehr zu messen. Machen Sie sich auch mal frei von Kennzahlen, die Sie seit Jahren mitschleppen, die für Sie aber gar keine Relevanz mehr haben.
Ziele setzen heißt auch sich zu fokussieren!

Ziele & Kennzahlen im privaten Leben

Nicht nur in der Arbeitswelt sondern auch im Privatleben richten wir uns nach Kennzahlen. Dabei beschränken wir uns auch nicht auf die reinen Finanzen wie den Kontostand. Vielleicht wollen Sie etwas für Ihre Gesundheit tun und messen Ihr Körpergewicht oder die gelaufenen Meter pro Tag. Oder aber Sie wollen mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen und planen die freien Tage über das Jahr. Auch beruflich kann die Mitarbeit an wichtigen Projekten oder ein Gespräch zur Personalentwicklung Ihr Ziel sein.

Schon Albert Einstein meinte „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“.
Bringt es also überhaupt etwas sich Ziele zu setzen? Fakt ist, dass Sie nicht alle Dinge vorahnen können und Ihre Kennzahlen stets 1:1 eintreffen werden. Dennoch: ein Plan ist eine Richtschnur um den richtigen Weg zu beschreiben. Und wollen wir wirklich darauf verzichten?

Kennzahlen in einer Organisation

Oftmals wird in Organisationen Kennzahlensteuerung betrieben. Einerseits zu Berichtszwecken, aber auch zur internen Auswertung. Mit sogenannten KPI‘s (Key Performance Indicators) sollen erfolgsrelevante Stellgrößen (kritische Erfolgsfaktoren) gemessen werden. Angesiedelt im Fachgebiet des Performance Management bieten hier Methoden wie die Balanced Scorecard, EFQM oder auch Branchenkennzahlensysteme gute Ansätze.

Die Gemeinsamkeit all dieser Systeme ist deutlich zu erkennen: Messen Sie nicht nur die Resultate, sondern auch die Stellhebel die dazu führen. Während Resultate in fast jedem Unternehmen gemessen werden („Spätindikatoren“) sieht es bei den Stellhebeln („Frühindikatoren“) schon anders aus.

„Keine Daten, keine konkreten Ursache-Wirkungs-Ketten, nächstes Jahr ist eh wieder alles anders,“ sind typische Argumente sich nicht mit Stellhebeln zu befassen. Das ist aber vergleichbar wie das Fahren mit dem regelmäßigen Blick in den Rückspiegel. Es ist doch deutlich beruhigender nach vorn zu schauen, als zu reagieren, wenn Sie schon mit dem Auto im Graben liegen.

Sich Ziele für Frühindikatoren zu setzen bedeutet übrigens auch, sich planerisch damit auseinanderzusetzen und nicht immer einfach das Vorjahr übertreffen zu wollen. Welche Ziele sind bei den zu erwartenden Rahmenbedingungen realistisch? Wie stehen wir im Verhältnis zum Branchendurchschnitt? Gibt es Investitionen, mit denen wir einen Schritt nach vorn gehen können? Mit all diesen Gedanken haben Sie die Möglichkeit, Ihre Planung mit dem Tagesgeschäft zu verzahnen („Better Budgeting“).

Ein Oberziel durch die Verfolgung einzelner Teilziele im Blick zu behalten, ist im Übrigen die Definition von Strategie. Ein guter Ansatzpunkt diese zu klären ist die Ableitung von Kennzahlen aus Ihrem Leitbild (Vision, Mission, Werte), Ihrer Qualitäts-/Umwelt- oder Energiepolitik. Somit pflastern Sie den Weg von dereinst abstrakt und weich klingenden Oberzielen hin bis zu konkreten Maßnahmen.

Sollte das Kennzahlen-Management also wirklich ein „Luxusthema für die nächste Strategietagung“ sein oder ist das nicht eine grundlegend unternehmerische Aufgabe für nachhaltigen Unternehmenserfolg?

Zielorientiertes Kennzahlen-Management

„Gibt es denn das ultimative Kennzahlensystem, mit dem ich nun all die genannten Dinge erfassen und verfolgen kann?“ – Nein, das gibt es sicher nicht. Aber es gibt gute Standards, die Ihnen dabei helfen, dieses System Schritt für Schritt zu entwickeln und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Ein Kennzahlensystem ist Ihr Leitstand für die Einhaltung und Verfolgung Ihrer Ziele! Mit sogenannten Ordnungssystemen lassen sich Ziele und Kennzahlen in einem Modell strukturiert zusammenbringen und verfolgen. Dabei helfen Erfahrungen und Standards aus der Branche, von Verbänden und aus der Wissenschaft.

Übrigens: Wir haben heute mehr denn je die Chance auch „weiche Daten“ in unser Kennzahlen-Management aufzunehmen. Umfragen von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, Social Media, Nachrichtentexte, Newsletter und Co. aber auch Vertriebsberichte aus Ihrem CRM-System. Oder betrachten Sie bereits Portale, in dem ehemalige und aktuelle Mitarbeiter Sie als Arbeitgeber einschätzen?

Wir plädieren an dieser Stelle für einen modernen Kennzahlenbegriff. Bilanzdaten mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen gleich zu setzen ist aus unserer Sicht überholt. Prozesse, Kunden, Mitarbeiter, Markt und Umfeld – all diese Informationen müssen für eine ganzheitliche Betrachtung als Indikatoren einbezogen werden. Richtig ist es, diese durch Quantifizierungen greif- und messbar zu machen. Aber das bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese als Datensatz bereits in Zahlen vorliegen müssen. Diesen Weg gilt es zielorientiert zu bestreiten.

Gerne unterstützen wir Sie dabei.